Ledningssystem

Ledningssystem för småföretag är vår specialitet. Få hjälp med att förstå vad ett ledningssystem kan göra för dig. Vi arbetar främst med system som småföretagare använder sig av ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, AFS 2001:1 och SOSFS 2011:9.

När man upprättar ett ledningssystem går man igenom hur verksamheten fungerar och bestämmer sig för hur man skall arbeta i framtiden.

Det första man bör göra är att identifiera vilka standarder man måste uppfylla. De absolut vanligaste är ISO 9001 som är kvalitet och ISO 14001 som är för miljö. Båda systemen kan integreras i ett ledningssystem.

Därefter tar man fram policy, mål och dokumentation som beskriver hur man skall arbeta för att uppnå de mål man har med verksamheten.

Är man inte insatt i ISO kraven kan det vara svårt att förstå vad man ska beskriva när man tar fram ett dokumenterat ledningssystem. Vi på KvalitetsGruppen har därför specialiserat oss på att hjälpa småföretag att dokumentera sina ledningssystem.

Vi säkerställer att ni uppfyller alla ISO krav och vägleder er till en certifiering. Behöver ni inte certifiera er, så hjälper vi er slutföra arbetet och skulle ni vilja certifiera er så kan ni välja att göra det i framtiden.

Tanken med ett ledningssystem är att man skall systematiskt arbeta för att uppnå de mål man satt upp. Ständig förbättring är ett vanligt begrepp som används för att beskriva hur man ska arbeta med sitt system. Det innebär att man hela tiden behöver se över hur organisationen presterar och sedan bearbetar man den information man fått in, för att se hur man kan förbättra sig ytterligare.

Undersökningar visar på att företag som arbetar mer systematiskt har bättre ekonomisk utveckling än företag som inte certifierar sin verksamhet.

– Man upplever bättre ordning i verksamheten

– Mer målmedvetenhet i organisationen

– Förebygger fel istället för att åtgärda avvikelser

Det är standard i upphandlingar att anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt miljö- och kvalitetsarbete och antingen vara tredjepartscertifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001 eller likvärdigt ledningssystem.

Ibland ställs det enbart krav på dokumenterade rutiner samt att man ska ha kvalitetspolicy, miljöpolicy och rutiner för avvikelsehantering, uppföljning och förbättringar.

Vid upphandlingar så blir det allt vanligare att inköparen granskar anbudsgivarens ledningssystem. Det första de kontrollerar är om verksamheten är certifierad och därefter tittar de på dokumentationen. Det händer även att de frågar vilka som hjälpt er ta fram beskrivningarna. Sen tar de kontakt med er konsult för att säkerställa att er dokumentation är korrekt uppfört.

Vi på KvalitetsGruppen är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001.

Om det bara ställs krav på dokumenterade rutiner eller ett likvärdigt system, vilka rutiner är det då som man ska ha beskriva?

Det skiljer sig mycket åt från upphandling till upphandling. Oftast står det vilka specifika rutiner som måste finnas. Har man ett ledningssystem enligt ISO 9001 och ISO 14001 så uppfyller man dessa krav och man kan även bli bedömd högre om man är certifierad.

Även om man har ett likvärdigt system bör man titta närmare på vad ISO 9001 och ISO 14001 kräver. Både för vägledning men också för att vid kommande upphandlingar kan det ställas krav på ledningssystemet som man behöver uppfylla i framtiden.

Läs mer om enskilda ledningssystem här:  

ISO 9001 – kvalitet

ISO 14001 – miljö

ISO 45001 – arbetsmiljö

AFS 2001:1 – svensk arbetsmiljölagstiftning

SOSFS 2011:9 – Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitet