Avvikelserapport

Använd en avvikelserapport och en programvara för avvikelsehantering när du ska kvalitetssäkra er verksamhet och certifiera ert ledningssystem.

Är det ett krav på att man har en fungerande avvikelsehantering?

Ja, ska ni certifiera er enligt ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 eller ISO 45001:2018 så måste ni ha en avvikelserapport och avvikelsehantering.

Omfattas ni av AFS 2001:1 och SOSFS 2011:9 behöver ni även bedriva avvikelsehantering.

Vad menas med avvikelsehantering?

Med avvikelsehantering menar man att man dokumenterar vilka fel och brister som upptäcks inom verksamheten för att komma tillrätta med problemen. Åtgärda även felen och bristerna permanent genom att hitta grundorsaken till avvikelsen.

Många anser att avvikelsehanteringen är det svåraste kravet enligt ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018. Begreppet “avvikelse” klingar negativt i mångas öron och det gör att man behöver vinna över folk på ens sida för att arbetet ska lyckas.

En del tror att det handlar om att hitta syndabockar så därför är det viktigt att vända på det till det positiva och poängtera att det handlar om att hitta förbättringsmöjligheter. Det gäller att få med sig medarbetarna från början och att få alla att förstå nyttan med avvikelsehanteringen. Detta kan man t ex göra genom att åskådliggöra vad en viss form av brister kostar företaget under ett år.

Vad tjänar man på att bedriva avvikelsehantering?

I tillverkande industri ligger bristkostnaderna i intervallet 7 – 15 %. Tänk dig att en kirurg skulle mista 15 % av alla som hamnar på operationsbordet, eller att vart fjärde plan skulle störta under inflygning.

Ett företag med en omsättning på 10 miljoner SEK som har 15 % bristkostnader, skulle då utföra extraarbete eller dra på sig kostnader på 1,5 miljon SEK. Det sker genom felhantering av ärenden, missuppfattningar eller omarbetningar. Med bra avvikelsehanteringsrutiner kommer du lätt åt en 5% -enhet redan första året.

Med andra ord kan du lägga till 500 000 SEK i värdeskapande arbete eller förbättra sista raden i bokslutet. 

Men hur får man till en bra avvikelsehantering?

Det finns flera olika sätt att få till en bra avvikelsehantering. Men det finns även flera fällor som man inte ska hamna i. Därför är det viktigt att man känner till den egna verksamheten och ens medarbetare. En för stor ambition kan lätt innebära att arbetet snabbt avstannar.

Anpassa förbättringsarbete så att det fungerar praktiskt just för er verksamheten. Man genomför den inte just för att det är ett krav utan för att man verkligen ska ha nytta av att finna brister.

I grund och botten är avvikelsehantering ganska enkelt. Därför är det är viktigt att man har en enkel avvikelserapport som snabbt kan fyllas i.

Det bästa sättet att förebygga fel och hitta förbättringsmöjligheter är att engagera flera medarbetare och arbeta tillsammans. Det innebär att man behöver ge återkoppling till de som lämnar in avvikelserapporter och att man diskuterar avvikelser på möten.

För att lyckas med arbetet bör man ha en stående punkt på möten för förbättringsarbete och då även diskutera avvikelsehanteringen.

Quality Works avvikelsehantering

Med Quality Works funktion avvikelsehantering uppfyller du alla krav som finns enligt ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, AFS 2001:1 och SOSFS 2011:9.

Du får snabbt, enkelt och överskådlig kontroll över företagets bristkostnader. Du har möjlighet att härleda bristkostnaderna internt som externt. Inte nog med detta utan med en bra avvikelsehantering får du och dina medarbetare en betydligt bättre arbetsmiljö. Till exempel kommer dina kunder och leverantörer lägga märka till förändringen vilket ger en bättre Goodwill på marknaden om ert arbete oftast utförs korrekt.

En enkel avvikelserapport och utredningsfunktion

I Quality Works finner du följande.

  1. Du har en enkel avvikelserapport som snabbt kan fyllas i.
  2. Ansvarig utredare informeras via e-post att en avvikelse rapporterats in.
  3. Man påbörjar utredningen och dokumenterar viktig information.
  4. När en åtgärd satts in och man tycker utredningen är klar, stänger man ärendet och avvikelsen arkiveras.

Du kan även få ut statistik kring antalet avvikelser och dess kostnader.

Beställ eller läs mer om Quality Works på kvalitetsdokument.se

Det som man ska göra är i stort att:

  • Rapportera fel och brist, lämpligtvis genom en avvikelserapport.
  • Korrigera det upptäckta felet.
  • Ta fram förebyggande åtgärd för att undvika att felet upprepas.
  • Följa upp avvikelsen – man kontrollerar att korrigeringen har varit tillfredsställande och att de förebyggande åtgärder som eventuellt vidtagits är tillräckliga.

Det är upp till företaget självt att sätta ribban för vilka avvikelser som ska rapporteras. Här får ledningen gå in och besluta vilken nivå man ska ligga på.

Vill ni ha hjälp med att uppdatera till nya ISO?

Vi erbjuder vår hjälp att uppdatera ert ledningssystem till ett förmånligt pris.
Alla som har ledningssystem enligt ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 måste uppdatera dessa till 2015 års standard, innan omcertifiering påbörjas. En omcertifiering sker när treårsavtalet löpt ut

Besök KvalitetsDokument.se

Få tillgång till ledingssystem, checklistor, kvalitetsplan, miljöplan,
arbetsmiljöplan, byggpärm, programvara, policy m.m.