Syftet med ett kvalitetsledningssystem är att man ska upprätta riktlinjer för sitt kvalitetsarbete så att man aktivt arbetar med ständiga förbättringar och för att säkra kvaliteten på sina tjänster och produkter. Där av namnet kvalitetssäkring som används i många sammanhang.

Det finns en rad fördelar med att införa ISO 9001 i sin verksamhet. Vilka fördelar som just ni kommer uppleva beror på hur er situation ser ut idag och vilken inriktning ni tar i ert kvalitetsarbete. Några generella förbättringar som företagare upplever att ett kvalitetsarbete enligt ISO 9001:2015 gett enligt undersökningar är följande:

• Ledningen engagerar sig
• Verksamheten struktureras upp och effektiviseras
• Verksamheten kommer att bli mera kostnadseffektiv
• Motivationen kommer att öka genom att alla anställda blir involverade i ISO-arbetet
• Intern kommunikation uppmuntras
• Tydliga och nåbara mål sätts kontinuerligt upp vilket innebär en förbättring
• Kundtillfredsställelsen kommer att öka
• Leverantörerna utvärderas årligen
• Ofta ett krav vid upphandlingar, även bra i marknadsföringssyfte

Dessa principer arbetar man med för att vidareutveckla verksamheten och höja sin kvalitetsnivå:

• Kundfokus
• Ledarskap
• Medarbetarnas engagemang
• Processinriktning
• Förbättring
• Faktabaserade beslut
• Relationshantering

När man ska certifiera sig enligt ISO 9001 måste man skapa en kvalitetsmanual som beskriver hur man styr upp arbetet i verksamheten. Kvalitetsmanualen ska vara ett direktiv eller vägledning för hur de anställda ska ta sig an sina arbetsuppgifter. Den kan vara övergripande beskriven eller mera detaljerad, beroende på företagets verksamhet. När kvalitetsmanualen är klar är det viktigt att man kommer igång att arbeta aktivt för att förbättra kvaliteten. Enligt standarden ställs det ett antal krav som kontinuerligt måste uppfyllas. De ISO 9001 krav som finns kan man utläsa i standarden: SS-EN ISO 9001 som SIS ger ut.

Det finns ett flertal krav i ISO 9001 som man årligen måste arbeta med för att uppfylla. Här beskrivs några av dessa kortfattat:

• Sätta upp kvalitetsmål som innebär en förbättring för verksamheten samt att följa upp dessa mål
• Se över kundtillfredsställelsen
• Utvärdera sina leverantörer
• Genomföra minst en internrevision
• Bedriva avvikelsehantering
• Bedriva förbättringsverksamhet
• Hålla ledningens genomgång – ett möte där man tar viktiga beslut angående företagets kvalitetsarbete
• Hålla kvalitetspolicyn känd för anställda och uppdatera den vid behov

Utifrån den information som kommer fram vid leverantörsbedömning, kundmätning, internrevision, externrevision och avvikelsehantering bedriver man sedan ett förbättringsarbete för att höja kvaliteten och för att förebygga fel som kan uppstå. Vid en internrevision stämmer man av att man uppfyller kraven och att man arbetar enligt kvalitetsmanualens direktiv. Det är viktigt att vara aktiv och göra de ändringar som krävs i kvalitetsmanualen så den alltid hålls aktuell. ISO 9001 är ett ständigt förbättringsarbete som aldrig får stanna av.