Använd en avvikelserapport och en programvara för avvikelsehantering när du ska kvalitetssäkra er verksamhet och certifiera ert ledningssystem.

Är det ett krav på att man har en fungerande avvikelsehantering?

Ja, ska ni certifiera er enligt ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 eller ISO 45001:2018 så måste ni ha en avvikelserapport och bedriva en aktiv avvikelsehantering.

Detta gäller även om ni har krav på att uppfylla AFS 2001:1 och SOSFS 2011:9 där det även ställs krav på någon form av dokumenterad avvikelsehantering.

Vad menas med avvikelsehantering?

Med avvikelsehantering menar man att man dokumenterar vilka fel och brister som upptäcks inom verksamheten för att komma tillrätta med problemen. När ett problem eller en incident inträffat skriver man en avvikelserapport.

Därefter skall avvikelsen utredas och man ska korrigera de fel och brister som man upptäckt i sin utredning. Syftet är att korrigera samt förebygga varför problem uppstår. Det gör man genom att försöka hitta grundorsaken till avvikelsen, t ex genom en rotfelsanalys.

Många anser att avvikelsehanteringen är det svåraste kravet enligt ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 eftersom man behöver få alla medarbetare att engagera sig i arbetet. Begreppet ”avvikelse” klingar negativt i mångas öron och det gör att man behöver vinna över folk på ens sida för att arbetet ska lyckas.

En del medarbetare upplever att det handlar om att hitta syndabockar, så därför är det viktigt att poängtera vad syftet är. Vänd på det och framför det positiva, att det handlar om att hitta förbättringsmöjligheter och underlätta folks dagliga arbetet.

Det gäller att få med sig medarbetarna från början och att få alla att förstå nyttan med avvikelsehanteringen. Detta kan man t ex göra genom att åskådliggöra vad en viss form av brister kostar företaget under ett år och hur en tidigare avvikelse gjort att man infört en korrigerande åtgärd som löst ett problem.

Vad tjänar man på att bedriva avvikelsehantering?

I tillverkande industri ligger bristkostnaderna i intervallet 7 – 15 %. Tänk dig att en kirurg skulle mista 15 % av alla som hamnar på operationsbordet, eller att vart fjärde plan skulle störta under inflygning.

Ett företag med en omsättning på 10 miljoner SEK som har 15 % bristkostnader, skulle då utföra extraarbete eller dra på sig kostnader på 1,5 miljon SEK. Det sker genom felhantering av ärenden, missuppfattningar eller omarbetningar. Med bra avvikelsehanteringsrutiner kommer du lätt åt en 5% -enhet redan första året.

Med andra ord kan du lägga till 500 000 SEK i värdeskapande arbete eller förbättra sista raden i bokslutet. 

Såhär kan processen för avvikelsehantering se ut:

• Uppmärksamma berörda medarbetare om upptäckten
• Korrigera felet eller be en chef ta beslut om åtgärd
• Rapportera incidenten och problemet som uppstått på en avvikelserapport
• Utred avvikelsen och fastställ grundorsaken
• Ta fram förebyggande åtgärd för att undvika att felet upprepas
• Informera berörda medarbetare om åtgärderna
• Följa upp avvikelsen, kontrollera att åtgärderna har varit tillräckliga och att de förebyggande åtgärderna löst problemet
• För statistik över avvikelser

Men hur får man till en bra avvikelsehantering?

Det finns flera olika sätt att få till en bra avvikelsehantering. Men det finns även flera fällor som man inte ska hamna i. Därför är det viktigt att man känner till den egna verksamheten och ens medarbetare. En för stor ambition kan lätt innebära att arbetet snabbt avstannar.

Anpassa förbättringsarbete så att det fungerar praktiskt just för er verksamheten. Man genomför den inte just för att det är ett krav utan för att man verkligen ska ha nytta av att finna brister.

I grund och botten är avvikelsehantering ganska enkelt. Därför är det är viktigt att man har en enkel avvikelserapport som snabbt kan fyllas i.

Det bästa sättet att förebygga fel och hitta förbättringsmöjligheter är att engagera flera medarbetare och arbeta tillsammans. Det innebär att man behöver ge återkoppling till de som lämnar in avvikelserapporter och att man diskuterar avvikelser på möten.

För att lyckas med arbetet bör man ha en stående punkt på möten för förbättringsarbete och då även diskutera avvikelsehanteringen.

Quality Works avvikelsehantering

Med Quality Works funktion avvikelsehantering kan du uppfylla kraven som finns i ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, AFS 2001:1 och SOSFS 2011:9.

Du får snabbt, enkelt och överskådlig kontroll över företagets bristkostnader. Du har möjlighet att härleda bristkostnaderna internt som externt. Inte nog med detta utan med en bra avvikelsehantering får du och dina medarbetare en betydligt bättre arbetsmiljö. Till exempel kommer dina kunder och leverantörer lägga märka till förändringen vilket ger en bättre Goodwill på marknaden om ert arbete oftast utförs korrekt.

En enkel avvikelserapport och utredningsfunktion

I Quality Works finner du följande.

1. Färdig mall för avvikelserapport som användarna snabbt fyller i
2. Ansvarig blir informerad via e-post att en avvikelse rapporterats in
3. Utredaren granskar avvikelse och utreder vad om inträffat
4. Viktig information kan sparas i Quality Works
5. När en korrigerande åtgärd satts in kan man stänga avvikelsen
6. Avvikelsen arkiveras och statistiken uppdateras automatiskt
7. Utredaren kan följa upp statistik och kostnader

Du kan även få ut statistik i Excel om du vill göra avancerade analyser.

Beställ eller läs mer om Quality Works på kvalitetsdokument.se

I Quality Works programvara ingår funktionen Lämna avvikelse samt funktionen Utredning av avvikelser.

Man kan även bedriva sin avvikelsehantering med hjälp av en avvikelserapport i Word och följa upp statistik i Excel, se vår produkt på KvalitetsDokument.se.

Till skillnad från reklamationer, så är det ofta upp till företaget själv att sätta ribban för vilka interna avvikelser som ska rapporteras.

Ledningen ska fastställa vilken nivå som gäller på ert företag.